برای فهم دقیق و شفاف موضوع ابتدا باید مشخص کنیم ارزیابی عملکرد شغلی چیست و چه اهدافی را دنبال می‌کند. ارزیابی یا ارزشیابی عملکرد، فرآیندی است که توسط تیم مدیریت، رویه کاری کارکنان را با متر و معیارهای استاندارد و از پیش تعیین‌شده اندازه‌گیری می‌کند و نتایج حاصل را به صورت دقیق ثبت می‌کند.
ارزیابی عملکرد شغلی به شکل اصولی کمک می‌کند عدالت شغلی بین پرسنل بهتر ایجاد شود و ملاک سنجش افراد در سازمان براساس متر و معیار بهتری صورت گیرد.
از طرفی موجب افزایش انگیزه و بهره‌وری کارکنان در سازمان می‌شود. چراکه آن‌ها می‌بینند تلاش‌هایشان در سازمان دیده می‌شود و بین کسانی که خوب کارها را جلو می‌برند و تعهدات‌شان نسبت به سازمان به نحو احسن انجام می‌دهند، با کسانی که تلاش زیادی نمی‌کنند تفاوت وجود دارد و این موضوع را، هم مدیران و هم پرسنل به خوبی می‌فهمند.
با ارزیابی عملکرد صحیح، کارکنان آگاه می‌شوند که سازمان، عملکرد آن‌ها را چگونه می‌بیند. آن‌ها می‌دانند چه هنگام کار آن‌ها خوب است تا همان‌طور خوب عمل کنند و چه موقع کار آن‌ها خوب نیست تا بتوانند آن را تغییر دهند.
ارزشیابی عملکرد شغلی مزیت های بسیار زیادی هم برای کارکنان و هم برای مدیران دارد. سابقا ارزیابی عملکرد در سازمانها صرفا برای کنترل پرسنل انجام می‌گرفت اما امروزه در سازمانها و شرکت‌های موفق، از ارزیابی عملکرد برای بالا بردن سطح رضایت کارکنان، حال بهتر آن‌ها در سازمان، افزایش انگیزه و راندمان کاری‌شان بهره می‌برند که درنهایت موجب رشد فردی کارکنان و رشد سازمان می‌شود.
کاربردهای ارزیابی عملکرد شغلی
- انتظارات و سنجش‌های سازمان درباره پرسنل و کارکنان، منطقی‌تر و قابل دفاع‌تر می‌شود. قضاوت‌ها منصفانه‌تر و از حالت حسی خارج می‌شود و متر و معیار بهتری می‌گیرد که به عدالت نزدیک‌تر است.
- در مصاحبه‌ها این سوال را مصاحبه‌کننده از خود می‌پرسد آیا عملکرد این فرد در آینده برای سازمان مثبت خواهد بود؟
- در زمان محاسبه حقوق و مزایا، عملکرد و ارزیابی عملکرد کارکنان حرف اول را می‌زند.
- کارکنان قوی بهتر شناخته می‌شوند و پاداش‌ها منصفانه‌تر اعطا می‌شود.
- تقویت فرهنگ قدردانی از کارکنان به واسطه دیده شدن کار آن‌ها و میزان اثرگزاری‌شان در موفقیت‌ها و پیشرفت‌ها
- در زمان استعفا و اخراج، بخش قابل توجهی از نقدها و گلایه‌ها، به کیفیت عملکرد و ارزیابی عملکرد مربوط می‌شود.
- ایجاد انگیزه برای بهبود عملکرد کارکنان، افزایش رضایت کارکنان و حال بهتر آن‌ها در سازمان
- شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان و برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی مبنی بر آن
- ارزیابی ظرفیت و توانایی انجام کار و شایستگی پرسنل
- واگذاری صحیح کارها، ارتقا، ترفیع، جابهجایی و انتقال و انتخاب کارمند نمونه
- آموزشهای متناسب با سطح عملکرد هر یک از پرسنل و شناسایی دقیق نیازها
- افزایش مسئولیتپذیری و تعهد به انجام کار
- بالا رفتن ابتکار و نوآوری کارکنان با ایجاد حس دیده شدن کارکنان و تاثیرگزار بودن آن‌ها در موفقیت‌های سازمان
تقسیم‌بندی ارزیابی عملکرد شغلی
یکی از تقسیم‌بندی‌های رایج، کلی و بسیار مهم در ارزیابی عملکرد شغلی ، تقسیم عملکرد به دو حوزه‌ی وظیفه‌ای و زمینه‌ای است:
- عملکرد وظیفه‌ای یا Task Performance
- عملکرد در بستر سازمان (زمینه‌ای) یا Contextual Performance
تقسیم‌بندی ارزیابی عملکرد شغلی به ۲ بخش وظیفه‌ای و زمینه‌ای
عملکرد وظیفه‌ای یا Task Performance
بخشی از ارزیابی عملکرد به این مساله بازمی‌گردد که فرد وظیفه‌ای را که بر عهده‌اش گذاشته‌اند با چه کیفیتی انجام می‌دهد. کارایی او در وظیفه‌اش چقدر است و آیا اثربخشی فعالیت‌هایش در سطح مطلوب قرار دارد؟ این جنس از وظایف به صورت مشخص و شفاف برای کارمند مشخص شده است و معمولا زمان مشخصی نیز برای پایان آن در نظر گرفته است. برخی از نرم‌افزارهایی که این جنس از تسک‌ها و وظایف را با آن جلو می‌برند ترلو، آسانا، تسکولو و … است. عملکرد وظیفه‌ای با عدد و رقم کار دارد و کمی است، مثل زمان ورود و خروج، تعداد کلمات ترجمه شده، تعداد صفحات تایپ شده و …
مثال‌هایی درباره عملکرد وظیفه‌ای
به برخی از شاخص‌هایی که ممکن است در ارزیابی عملکرد وظیفه‌ای مورد توجه قرار بگیرند توجه کنید. این شاخص‌ها به عنوان مثال مطرح می شوند، صرفا عملکرد وظیفه‌ای فرد را می‌سنجند.
- برای یک کارمند بانک که پشت گیشه می‌نشیند: تعداد مراجعینی که در هر روز به وی مراجعه می‌کنند و درخواست‌هایشان انجام می‌شود یا نظم در ورود و خروج و یا تعداد نامه‌های تشکر یا انتقادی که به واسطه‌ی رفتار او با مراجعین، دریافت می‌شود.
- برای یک معلم در مدرسه: نمره‌‌ی ارزیابی که دانش آموزان در پایان سال تحصیلی به فعالیت او تخصیص می‌دهند و یا تعداد غیبت‌های او در محل کار (به عنوان یک شاخص منفی)
- برای راننده سرویس یک کارخانه: تعداد دفعاتی که بدون تاخیر کارگران را به کارگاه می‌رساند در مقایسه با تعداد دفعاتی که تاخیر یا غیبت دارد یا تعداد دفعاتی که جریمه شده است (به عنوان یک شاخص منفی).
اگر مثال‌های بیشتری در رابطه با عملکرد وظیفه‌ای به ذهن‌تان می‌رسد در قسمت نظرات درج کنید.
آیا برای یک کارمند بانک، همین که مشتریان از وی راضی باشند کافی است؟ یا اگر دانش آموزان از یک معلم راضی باشند، می‌توان گفت او به حداکثر عملکرد قابل تصور دست یافته است؟ یا برای یک راننده سرویس، همین که منظم باشد و کسانی که از خدمات او استفاده می‌کنند به موقع به محل کار برسند کافی است؟
برای پاسخ به این سوالات به سراغ بررسی ارزیابی عملکرد زمینه‌ای می‌رویم:
عملکرد در بستر سازمان یا Contextual Performance
جنبه‌ی دوم عملکرد هر فرد، عملکرد او در بستر سازمان و شیوه‌ی رابطه‌ی او با همکاران و با سازمان است. این بخش از عملکرد را Contextual Performance یا عملکرد زمینه‌ای می نامند.
اصل ماجرا بر جای خود باقی است: نمی‌توان عملکرد را صرفا در عملکرد وظیفه‌ای خلاصه کرد.
معمولا وقتی از عملکرد در بستر سازمان صحبت می‌شود، سوال کلیدی این است که فرد تا چه حد حاضر است فراتر از وظیفه‌ی رسمی و تعریف‌شده خود در چارچوب شرح وظایف سازمانی عمل کند؟
وقتی از عملکرد زمینه‌ای حرف می‌زنیم، به یک انسان نه به عنوان کارمندی که یک موقعیت شغلی را اشغال کرده است، بلکه به عنوان یک عضو از خانواده‌ی بزرگ سازمان نگاه می‌کنیم.
در عملکرد زمینه‌ای مواردی که اگر تمام آن‌ها را هم انجام ندهیم، باز هم کوچک‌ترین خللی در وظایف رسمی‌مان ایجاد نمی‌شود و بر اساس شرح وظایف، فردی وظیفه‌شناس و دارای عملکرد مطلوب خواهیم بود. اما کسی که این جنس فعالیت‌ها و تعامل‌ها را با محیط کار خود و همکارانش ندارد، رفته‌رفته از سازمان دور می‌شود و این بی‌توجهی او به محیط پیرامون خود، جای رشد و پیشرفت را در سازمان از او می‌گیرد. به اصطلاح گفته می‌شود فرد دلسوز نیست و منافع خود را به منافع سازمان ارجح می‌داند.
عملکرد زمینه ای: انجام فعالیت‌هایی که به‌صورت رسمی به ما محول نشده است و در شرایط خاص، داوطلبانه انجام می‌شود.
مثال‌هایی درباره عملکرد زمینه‌ای (عملکرد در بستر سازمان)
- ساعت کار سازمان تمام شده و بر خلاف همیشه کار چند نفر از مراجعین انجام نشده (شاید به خاطر تعطیلی‌های مکرر، امروز مراجعه زیاد است). هیچ محدودیت قانونی برای خروج از سازمان وجود ندارد و من بر اساس شرح وظایف رسمی، کارهایم را انجام داده‌ام. آیا به خاطر این چند نفر ممکن است چند دقیقه بیش‌تر بمانم تا فردا مجبور نشوند دوباره به اینجا بیایند؟
- اتاق جلسات کثیف است و قرار است تا ساعتی دیگر یک جلسه رسمی در آن برگزار شود. مسئول نظافت هم الان بیرون شرکت است تا برای مهمان‌ها خرید کند. آیا برای تمیز کردن میز اقدام می‌کنم؟
- اگر برای شرکت قرار است خریدی کنم آیا آن را مثل خریدهایی که برای خودم دارم، انجام می‌دهم؟ مثلا با فروشنده سر قیمت چانه می‌زنم یا دو تا فروشگاه بیش‌تر پرس‌وجو می‌کنم تا با قیمت مناسب و کیفیت بالا جنس را بخرم؟
- کارمند جدیدی وارد مجموعه شده و پیداست که با فضای محل کار ناآشناست. چشمش به دنبال دستشویی و دستگاه کپی است. ظاهرا جزئیات کار با تلفن روی میز را هم (مثلا برای انتقال تماس‌ها) نمی‌داند. آیا قبل از اینکه بپرسد به او کمک می‌کنم؟ یا اینکه او هم باید مثل خودم، چند روز بچرخد و خجالت بکشد و اشتباه کند تا به تدریج یاد بگیرد؟
- آبدارچی درحال عبور از اتاق، با در برخورد کرده و سینی چای از دستش می‌‌افتد. بر اساس وظایف رسمی، جمع کردن سینی و خرده شیشه‌ها و تمیز کردن کف اتاق، وظیفه‌ی خود اوست. اما آیا من به او در این کار کمک می‌کنم؟
مصادیق و مثال‌های بیش‌تر را در قسمت نظرات می‌توانید برای ما بنویسید.
چند نکته کلی درباره عمکرد وظیفه‌ای و عملکرد زمینه‌ای
- معمولا در زمینه‌ی عملکرد زمینه‌ای (در بستر سازمان)، یا در مصاحبه توجهی نمی‌شود و یا به ادعاهای فرد مصاحبه شونده اتکا می‌شود.
- به دلیل خطای هاله‌ای، گاهی اوقات کسانی که در عملکرد وظیفه‌ای قوی هستند، از لحاظ عملکرد زمینه‌ای هم مثبت ارزیابی می‌شوند و یا مثلا کسی که عملکرد وظیفه‌ای ضعیفی دارد، حتی اگر در عملکرد زمینه‌ای، فعالیت‌های ارزشمندی داشته داشته، این فعالیت‌ها از نظر دور می‌مانند.
- گاهی اوقات عکس این رویداد هم در سازمانها مشاهده می‌شود به عنوان مثال افرادی که عملکرد وظیفه‌ای ضعیفی دارند، صرفا به علت عملکرد زمینه‌ای بالا در حوزه وظیفه‌ای هم مثبت‌تر از آن‌چه باید ارزیابی می‌شوند. بنابراین باید به ارزیابی عملکرد شغلی نگاه جامع و کلی داشته باشیم و تک‌بعدی آن را بررسی نکنیم.
برای این پست از منابع مختلف انگلیسی و فارسی استفاده شده است که قسمت فارسی آن از بخش مدیریت منابع انسانی متمم استفاده شده است.
در ادامه این پست درباره امکان‌سنجی در عملکرد وظیفه ای و زمینه ای صحبت خواهیم کرد. این که آیا همیشه انجام دادن کارهای فراتر از وظیفه تحت عنوان عملکرد زمینه ای کار درستی است یا خیر…
بعضی از موقعیت های شغلی پارامتر های بیشتری برای سنجش عملکرد وظیفه ای دارند
مثلاً بخش فروش کاملا با شاخص و متر و معیار قابل سنجش است
به‌نظرم ارزیابی عملکرد شغلی از مهمترین و حساس‌ترین مباحث مدیریتی هست که مدیران ارشد و مدیران HR با اون سروکار دارند. این ارزیابی از ابعاد مختلفی می‌تونه روی بهره وری افراد و اثربخشی سازمان تأثیر بذاره. برای مثال یکی از مهمترین کاربردهاش می‌تونه در ارتباط با سیستم‌های پرداخت انگیزشی باشه که یکی از بهترین اونا، سیستم پرداخت مبتنی بر عملکرد و شایستگی افراده. این مورد خودش از بهترین راه‌های بالا بردن انگیزه‌ی کارکنان و تعهد افراد به سازمانه.
بنظرم عملکرد وظیفه‌ای برای خیلی از مدیران امروزی از اهمیت نسبتا بیشتری برخورداره. تعهد بالا به اهداف سازمان، داوطلب بودن برای اضافه‌کاری، پیروی از قوانین سازمان و سیاست‌های مدیران، همکاری با سایر کارکنان و توانایی بالا در انجام کارهای تیمی، مثالایی از عملکرد وظیفه‌ای هستند.