مقدمه
هرچقدر هم که زبان شما قوی باشد، فهمیدن اینکه چگونه یک ایمیل انگلیسی را شروع کنید، آن را ادامه دهید و به پایان برسانید (به خصوص زمانی که در حال نوشتن برای شخصی هستید که زیاد او را نمی‌شناسید) می تواند یک چالش واقعی باشد. در این پست ضمن معرفی ویژگی‌های ایمیل‌های رسمی و غیررسمی و ذکر تفاوت‌های آن‌ها، لیستی از انواع عبارات پرکاربرد انگلیسی (رسمی و غیررسمی) را برای شما جمع‌آوری کرده‌ایم که شما را از مراجعه به هرگونه منبع دیگری بی‌نیاز خواهد کرد.
ایمیل رسمی چیست؟
معمولا ایمیل‌های رسمی را به افرادی که آن‌ها را نمی‌شناسیم و یا دارای اعتبار خاصی هستند ارسال می‌کنیم. به عنوان مثال استاد دانشگاه، یک دفتر رسمی و یا شرکتی که با آن همکاری تجاری داریم جزو این دسته هستند.
ایمیل رسمی چه تفاوتی با ایمیل غیررسمی دارد؟
همان‌گونه که گفته شد ایمیل‌های رسمی و اداری، دارای تفاوت‌هایی با ایمیل‌های غیررسمی و دوستانه هستند که در زیر به آن‌ها اشاره شده است:
- لحن ایمیل: از آنجایی که ایمیل‌های غیر رسمی را برای افرادی مثل دوستان و خانواده ارسال می‌کنیم، توجه به لحن و انتخاب کلمات محترمانه و رسمی در آن لزومی ندارد ولی این مورد باید در ایمیل‌های رسمی رعایت شود.
- زبان ایمیل: زبانی که در ایمیل‌های رسمی استفاده می‌شود با نوع غیر رسمی آن تفاوت‌هایی دارد. در ایمیل‌های رسمی باید از به‌کار بردن مخفف‌ها، عبارات عامیانه، شکلک و ایموجی و سایر اصطلاحات غیررسمی خودداری شود.
- ساختار ایمیل: در واقع بخشی از آنچه که یک ایمیل رسمی را از غیررسمی متمایز می‌کند، ساختار آن است. یک ایمیل رسمی، ساختاری کاملا تعریف‌شده دارد که شامل بخش
-
- بخش آغازین(opening) ایمیل
- بدنه‌ی(body) ایمیل
- بخش پایانی(closing) ایمیل
دراینجا مثالی از زبان یک ایمیل رسمی قابل مشاهده است:
The meeting is scheduled for December 5th at 9:30 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.
همین محتوا با زبان غیر رسمی به صورت زیر در می‌آید:
Required meeting—Dec 5, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there. :)
معرفی جملات پرکاربرد در ایمیل‌های انگلیسی
در این قسمت، نمونه‌های مختلفی از عبارت‌های مورد استفاده در ایمیل‌های انگلیسی، به دو زبان رسمی و غیررسمی آورده شده‌است. شما می‌توانید با جست‌وجو در بین آن‌ها، مناسب‌ترین گزینه را برای پیغام خود بیابید.
قواعد و فرمت های نوشتن تاریخ در زبان انگلیسی
یکی دیگر از موارد مهمی که باید در نوشتن ایمیل‌های رسمی رعایت شود، نوشتن تاریخ به فرمت صحیح و رعایت اصول و قواعد گرامری در آن است. در ادامه فرمت‌های صحیح نوشتن تاریخ و نکات تکمیلی مربوط به آن به همراه مثالهای متعدد بیان شده‌است.
نحوه نوشتن سال
اکثر متخصصین دستور زبان معتقد هستند که سال‌ها را باید به صورت عددی بیان کرد (به جز در ابتدای جملات). نویسندگان آمریکایی هنگام استفاده از سال‌هایی بعد از سال 2000، از and استفاده نمی‌کنند، در صورتی که نویسندگان بریتانیایی برخلاف آمریکایی‌ها از این کلمه استفاده می‌کنند (هر دو فرمت صحیح است).
مثال
- The year 1952 brought the Great gloom, the St. Valentine’s Day murder, and a Plague epidemic.
- Nineteen fifty-two brought the Great gloom, the St. Valentine’s Day murder, and a Plague epidemic.
- Much happened in war in Afghanistan in 2011.
- Two thousand and eleven was a full of incident year in politics.
- Two thousand eleven was a full of incident year in politics.
نحوه نوشتن ماه و روز
موقع اشاره کردن به یک تاریخ خاص در فرمت ماه-روز، درست این است که به جای اعداد ترتیبی (اول، دوم، سوم و…) از اعداد اصلی یا شمارشی (یک، دو، سه و…) استفاده کنیم. به عنوان مثال:
John was born on July 17.
چالش دیگری که در مورد نوشتن تاریخ وجود دارد این است که در آن از کاما (،) استفاده بکنیم یا خیر.
در فرمت ماه-روز-سال که در آمریکا رایج است، بعد از روز و سال کاما قرار داده می‌شود. ولی در فرمت روز-ماه-سال که در انگلستان و سایر کشورها رواج دارد، هیچموقع از کاما استفاده نمی‌شود. به مثالهای زیر توجه کنید:
- On July 17th, 1996 John was born.
- On July 17, 1996, John was born.
- On 17 July, 1996, John was born.
- On 17 July 1996 John was born.
استفاده از اعداد ترتیبی، قبل از کلمه of امکان‌پذیر است. همچنین در مواقعی که بدون اشاره به ماه، به یک روز خاص رفرنس می‌دهیم، می‌توان از اعداد ترتیبی استفاده کرد.
مثال:
- John was born on the 17th of July.
- John was born on the seventeenth.
نحوه نوشتن تاریخ با استفاده از روزهای هفته
زمانی که از روزهای هفته در جملات استفاده شود، فرمت تاریخ نویسی به صورت زیر در می‌آید:
- That memorable football match happened on Monday, November 15, 1998!
- Saturday, June 9, is my first day of work.
نحوه ی به کار بردن قرن در جملات
هنگامی که از قرن‌های کامل در جملات استفاده می‌کنیم، نباید قبل از s از علامت آپوستروف (‘) استفاده کنیم. ( این علامت قبل از s ماکلیت به کار می‌رود نه s جمع).
به عنوان مثال، زمانی که می‌نویسیم 1700s، داریم به تمام سال های قرن هجدهم (از سال 1700 تا 1799 (اشاره می‌کنیم. به همین خاطر آن را به صورت جمع به کار می‌بریم. همچنین می‌توانیم آن را با حروف کوچک به صورت eighteenth century بنویسیم. به مثالهای زیر توجه کنید:
- Men often wore hats in the 1700’s.
- Men often wore hats in the 1700s.
- Men often wore hats in the eighteen hundreds.
- Men often wore hats in the Eighteenth Century.
- Men often wore hats in the eighteenth century.
نحوه نوشتن تاریخ به صورت عددی
در حالت کلی در ایمیل‌ها و نامه‌های رسمی نباید از فرمت تاریخ به صورت تمام عددی استفاده کنیم. ولی در حالتی خاص مثل زمان‌هایی که رسمیت نامه آنچنان زیاد نیست می‌توان از این فرمت استفاده کرد. بنابراین زمانی که از این فرمت استفاده می‌شود، باید توجه داشت که این فرمت در کشورهای مختلف، متفاوت است. انواع مختلف این فرمت‌ها به صورت زیر است:
- فرمت آمریکایی: تاریخ سال/روز/ماه
- بریتانیا و بسیاری از کشورهای اروپایی: سال/ماه/روز
- اکثر کشورهای آسیایی: روز/ماه/سال.
نکته: توجه داشته باشید که برخی کشورها بسته به موضوع از ترکیبی از این‌ها استفاده می کنند (برای مثال در کانادا از هر سه فرمت استفاده می‌شود).
معرفی CC و BCC، تفاوت‌ها و موارد استفاده
پس از اتمام کار نگارش ایمیل، حالا نوبت به ارسال آن می‌رسد. قبل از ارسال ایمیل، رعایت برخی تکنیک‌ها خالی از لطف نیست. حتما تا کنون واژه‌های BCC و CC به گوشتان خورده است. در این بخش با معرفی مختصر و کاربردی این دو واژه و بیان موارد استفاده آن‌ها، به شما در حرفه‌ای‌تر کردن ایمیل‌های ارسالی خود کمک خواهیم کرد.
منظور از CC چیست؟
زمانی که قصد داریم یک ایمیل را برای چند نفر به صورت همزمان ارسال کنیم، از این قابلیت استفاده می‌نماییم. به این نحو که آدرس ایمیل یک نفر( معمولا دریافت کننده‌ی اصلی ایمیل) را در باکس To وارد می کنیم و آدرس ایمیل بقیه افراد را در بخش CC که مخفف Carbon Copy است، وارد می‌نماییم. با این کار یک رو نوشت از ایمیل برای تمام افرادی که در CC اضافه شده‌اند، ارسال خواهد شد. به عنوان مثال کارمندی که از طریق ایمیل با مشتریان شرکت در ارتباط است، هنگام ارسال ایمیل برای مشتری، آدرس ایمیل او را در قسمت To وارد می‌کند و در عین حال چون مدیر شرکت باید در جریان تمامی مکاتبات با مشتریان باشد، ایمیل او را در CC وارد می‌کند تا یک رونوشت از ایمیل علاوه بر گیرنده‌ی اصلی (مشتری)، برای مدیرعامل هم ارسال شود.
در این روش، افرادی که ایمیل را دریافت می‌کنند، نام و آدرس ایمیل سایر گیرندگان را نیز خواهند دید. همچنین اگر پاسخی به ایمیل داده شود، همه آن را می‌بینند.
منظور از BCC چیست؟
BCC یا Blind Carbon Copy، همان کاربرد CC را دارد با این تفاوت که آدرس ایمیل دریافت‌کنندگان، برای یکدیگر قابل مشاهده نیست. همچنین اگر پاسخی به این ایمیل‌ها داده شود، برای سایر دریافت کنندگان قابل مشاهده نیست.
نکات مهم در نوشتن سابجکت (subject) یا موضوع ایمیل
یکی دیگر از نکات مهمی که باید در نوشتن ایمیل و به‌خصوص ایمیل‌های رسمی به آن توجه شود، سابجکت یا موضوع ایمیل است. نوشتن یک سابجکت خوب برای ایمیل به همان اندازه‌ی متن ایمیل، اهمیت دارد. به‌طوری که در بسیاری از موارد، اگر از نوشتن سابجکت برای ایمیل خودداری کنیم و یا موضوع خوبی برای ایمیل خود انتخاب نکنیم، امکان اینکه دریافت کننده، ایمیل ما را نبیند و یا علاقه‌ای به بازکردن آن نشان ندهد بالا می‌رود. همچنین سابجکت ایمیل، روی نحوه‌ی پاسخ دادن خواننده به ایمیل هم تاثیر به‌سزایی دارد.
- تعدادی از مهمترین نکاتی که رعایت آن‌ها منجر به نوشتن یک سابجکت خوب برای ایمیل‌های رسمی، غیررسمی و یا تبلیغاتی می‌شود، در زیر آورده شده‌است:
- از آنجایی که بسیاری از افراد، ابتدا متن ایمیل را می‌نویسند و پس از آن فراموش می‌کنند که برای آن سابجکت هم تعیین کنند، پیشنهاد می‌شود که ابتدا موضوع ایمیل را مشخص کنند. باید بدانید که ایمیل‌های بدون سابجکت معمولا در صندوق ورودی فرد گیرنده، گم می‌شوند.
- با توجه به محدودیت نمایش کاراکتر در صندوق ورودی به خصوص برای موبایل، موضوع ایمیل باید مختصر باشد وسعی شود که با کلماتی کوتاه و واضح، اصل مطلب بیان شود.
- در ادامه‌ی موضوع قبلی و از آنجایی که مشخص نیست که چه میزان از متن موضوع از طریق تلفن هوشمند قابل مشاهده است، مهم است که مهمترین اطلاعات در ابتدا قرارداده‌شود.
- در متن سابجکت از کلمات اضافی مثل سلام و احوال‌پرسی و عباراتی از این دست استفاده نشود. جای این کلمات در متن ایمیل است.
- موضوع ایمیل را باید به صورت واضح مشخص کرد به نحوی که گیرنده بتواند بدون نیاز به باز کردن، به اهمیت ایمیل پی ببرد. به‌عنوان مثال برای درخواست‌های شغلی، پیشنهاد می‌شود که نام و موقعیت شغلی فرد درخواست‌دهنده در موضوع ایمیل آورده‌شود و یا اگر ایمیل درباره‌ی یک پروژه است، باید نام پروژه در بخش سابجکت نوشته‌شود.
- موضوع ایمیل‌های خود را طوری تنظیم کنید که بعدا به سادگی بتوانید با یک جستجو آن‌ها را پیدا کنید. پیشنهاد می‌شود که برای این‌کار، از کلمات کلیدی منطقی و دسته‌بندی‌شده استفاده کنید که بعدا جست‌وجوی آن‌ها ساده باشد.
- اگر ایمیل شما به گونه‌ایست که نیاز است تا گیرنده به آن پاسخ بدهد، بهتر است که در سابجکت آن را بیان کنید. می‌توان با عبارت لطفا پاسخ دهید یا عبارات کوتاه مشابه، این نیاز را عنوان کنید. همچنین تعیین کردن مهلت برای پاسخ به ایمیل، موجب می‌شود که گیرنده با احتمال بیشتری ایمیل را باز کند و به آن پاسخ دهد.
- اگر شما از طرف شخصی دیگر به گیرنده ایمیل معرفی شده‌اید، حتما نام کامل آن شخص را در سابجکت ایمیل بیاورید. این باعث می‌شود که توجه گیرنده جلب شود و ایمیل را باز کند.
- اگر از نام شخصی فرد گیرنده و یا نام کمپانی دریافت کننده در موضوع ایمیل استفاده کنید، باعث می‌شود که آن‌ها متوجه شوند که این ایمیل به صورت اختصاصی برای آن‌هاست و ترغیب شوند که ان را باز کنند.
سلام خیلی ممنون پست جامع و کاملی بود هر چی نکنه درباره یک ایمیل صحیح و استاندارد انگلیسی وجود داشت در آن گنجانده شده بود .
سلام ممنونم از شما به خاطر وقتی که گذاشتید و پست رو مطالعه کردید. امیدوارم واستون مفید بوده باشه
درباره نحوه درست انواع تاریخ زدن در انگلیسی هم بنویسید تشکر میکنم این که چطوری شکل فرمت درست تاریخ به میلادی رو در ایمیل بنویسیم
سلام محمد جان ممنون بابت نظرت.
در پاسخ به سوال شما، پست رو آپدیت کردم.
میتونی از همینجا با یک کلیک مستقیما هدایت بشی به جواب سوالت.
تشکر بابت مطلب کاملتون. اگر ممکنه ترجمه ی جملات انگلیسی رو هم قرار بدید تا کسایی که زبانشون ضعیفه هم بتونن از اونا استفاده کنن.
سلام دوست عزیز. ممنونم از شما
حتما به مرور زمان ترجمه جملات رو هم قرار میدهم
سلام عالی بود خیلی به دردم خورد
ممنونم از شما
خیلی کامل بود مرسی
میشه در مورد cc و bcc هم توضیح بدید؟
سلام یاسر عزیز
بله حتما به زودی پست رو آپدیت میکنم
یاسرجان بخش درخواستی شما به پست اضافه شد.
برای مشاهده بخش موردنظر کلیک کنید.
خیلی پست خوبی بود. مرسی از ادمین عزیز بخاطر جامع بودن همه چیز
مرسی محمود جان. نظرت باعث دلگرمیه
از وقتی این پست شما رو خوندم هروقع که قصد دارم ایمیل بنویسم میام اینجا و از جمله هایی که قرار دادین استفاده می کنم. خیل پست کاربردی ای هستش و من واقعا ازتون ممنونم
ممنون احسان عزیز
متشکرم؛ منتظر بیان نکات بیشتری از شما هستیم.
ممنون از شما
این پست به زودی آپدیت خواهد شد
سلام خسته نباشید خیلی ممنون تمام نکاتی که برای ایمیل زدن لازم داشتم در این پست شما بود همیشه رجوع میکنم قبل از ارسال ایمیل و از جملات و شیوه ایمیل زدن استفاده میکنم