راهنما و دستورالعمل جامع اصول نامه‌نگاری اداری و تجاری

هر کسب و کاری به فراخور ماهیتش نیاز به برقراری ارتباط با سایر نهادها، کسب و کارها و افراد دارد. ارسال ایمیل، مکاتبه و نگارش نامه‌های اداری، رسمی یا غیر رسمی بخشی از این ارتباطات هستند که لازم است برای بهره‌وری درست از آن با قواعد مربوط به هر کدام آشنا شویم.

در ادامه به توضیح و آموزش مهارت‌ها و قوانین نامه‌نگاری پرداخته‌ایم. مواردی که در این پٌست می‌خوانید:

• ساختار نامه شامل آغاز، بدنه و پایان
• ویژگی‌های یک نامه‌ی خوب + نمونه
• قواعد نگارشی نامه‌نویسی
• ارتباط از طریق ایمیل و نکات مربوط به آن + نمونه‌

آغاز نامه

هر نامه‌ی اداری با نام خداوند آغاز و سپس عنوان سازمان تحویل‌گیرنده شروع می‌شود. از آن‌جا که نامه‌ی اداری یک سند اداری‌ست لازم است که با درج تاریخ برای آن اعتبار بیشتری قائل شویم. به جز ابتدای نامه انتخاب دیگری برای محل درج تاریخ داریم که در پایان و کنار اسم و امضای نگارنده نامه است.

به یاد داشته ‌باشید که هرگز نباید تاریخ نگارش را در بالای نامه به‌صورت دستی بنویسید. چرا که درج تاریخ توسط دبیرخانه‌ی هر اداره انجام می‌شود. در این صورت به دبیرخانه اعلام کنید که تاریخ نگارش و یا تاریخ روز تحویل را نیز قید کند که ارزش نامه‌ی شما حفظ شود.

شماره نامه، مانند شماره ملی هر شخص منحصر به‌فرد است که از دبیرخانه دریافت می‌شود. این که نامه‌ای به دنبال نامه‌ای دیگر ارسال شده‌است، تنها در “متن” ذکر می‌شود. در زیر نمونه‌ای از شیوه‌ی ارجاع به نامه‌ی قبلی آورده شده‌است:

“عطف به نامه‌ی (شماره نامه قبلی)، نامه‌ی پیش رو در باب پیگیری یا تغییر وضعیت مورد نگارش قرار گرفته‌است.”

یکی از مواردی که ممکن است در یک نامه‌ی اداری وجود داشته‌باشد، پیوست‌ها هستند. پیوست، برگه، عکس، سند و یا حتی فاکتوری‌ست که به نامه الصاق می‌شود تا نامه‌ی اداری شما مستند‌تر جلوه کند.

مثال برای آغاز نامه اداری:

تاریخ: 98/04/06

شماره: 52/885

پیوست: ندارد

به نام خدا

جناب آقای …

سرپرست محترم …

با سلام و احترام

متن نامه (بدنه)

متن نامه‌ی اداری از دو بخش تشکیل می‌شود. بخش نخست آن برای عرض ادب و احترام نگارش شده و مقدمات ورود به بحث اصلی را آماده می‌کند.

در بخش دوم به هدف اصلی نگارش نامه پرداخته می‌شود. لحن نامه باید از پیوستگی برخوردار باشد. سعی کنید به‌جای خطاب قرار دادن با لفظ ” شما” از حضرتعالی، سرکار خانم ، جنابعالی و … استفاده کنید. هم‌چنین برای خطاب قرار دادن خودتان به هیچ وجه از اسمتان و یا ضمیر” من” استفاده نکنید. به‌جای این دو، می توانید از اصطلاح ” اینجانب، بنده و … ” استفاده کنید.

هر نامه مانند دیگر روش‌های برقراری ارتباط نیاز به مقدمه دارد تا ذهن مخاطب برای درک پیام اصلی آماده شود. در این قسمت می‌توان از مقدمه‌هایی مانند معرفی خودتان، ادای احترام و تشکر از صرف وقت برای خواندن نامه استفاده کرد. در صورت نیاز عباراتی چون “لطف بفرمایید” و “مرحمت کنید”، “به استحضار می‌رساند” و ” به اطلاع می‌رساند” را بکار گیرید.

بایستی پس از مقدمه‌چینی، هدف از نوشتن نامه را شرح داد. بدنه نامه را می‌توان با عباراتی مانند “غرض از نوشتن نامه” و یا “هدف از نگارش این سطور” شروع کرد. در پایان خواسته‌ها و نکات مهم را در یک تا دو خط خلاصه کنید. جمع‌بندی نامه این امکان را به مخاطب می‌دهد که در صورت رجوع مجدد به نامه‌ی شما به سرعت بفهمد که دقیقاً چه کاری را و به چه شکلی به ثمر برساند.

مثال برای بدنه نامه اداری:

عطف به نامه شماره 441 مورخ 97/06/05 از آن سازمان محترم درخواست می‌شود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی بفرمایید. ضمناً خواهشمند است دستور فرمایید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال کنند.

پایان نامه

نامه اداری نیز طبق روال عادی همه نامه‌ها با تشکر و درخواست پیگیری خاتمه پیدا می‌کند. هم‌چنین در پایان هر نامه‌ی اداری نیاز است که آن را امضا کرده و در صورت نیاز مهر کنید.

برای این کار سعی کنید به اندازه‌ی یک خط فاصله گذاشته و در سمت چپ نامه (قسمت پایینی)، مهر و امضا را انجام دهید. نام خود و تاریخ نگارش نامه را در کنار امضا بنویسید. نامه‌ها را باید در همه شرایط با یک امضای واحد نگارش کنید. امضاهای مختلف می توانند مشکلات بسیار زیادی را به همراه داشته ‌باشند.

مثال برای پایان نامه اداری:

قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری می‌شود.

نام و نام خانوادگی

مهر، امضا و تاریخ

عبارات پرکاربرد در نگارش نامه رسمی:

• به‌جای خطاب قرار دادن با لفظ ” شما” از حضرتعالی، سرکار خانم ، جنابعالی و … استفاده کنید. هم‌چنین برای خطاب قرار دادن خودتان به هیچ وجه از اسمتان و یا ضمیر” من” استفاده نکنید. به‌جای این دو، می توانید از اصطلاح ” اینجانب، بنده و … ” استفاده کنید.
• اگر قرار است نامه را به رئیس بخشی ارسال کنید، سعی کنید از عباراتی چون ” به استحضار می‌رساند” استفاده کنید و برای مقام‌های دیگر، از ” به اطلاع می‌رساند …” بهره بگیرید.
• “سلام”  معمولاً با نوشتن عباراتی مانند “با عرض سلام”، “سلام و درود” و “با سلام و احترام” صورت می‌پذیرد.
• اگر قصد نوشتن از مشکلی را دارید در صورت نیاز عباراتی چون “لطف بفرمایید…” و “مرحمت کنید”، را بکار گیرید.
• بدنه نامه را می‌توان با عباراتی مانند “غرض از نوشتن نامه” و یا “هدف از نگارش این سطور” شروع کرد.

نامه‌ی خوب نامه‌ای است که:

• جملات در آن بین 20 تا 25 کلمه داشته‌باشند.
• اگر متن نامه طولانی‌ست، در نامه‌ای دیگر به‌طور خلاصه از دستور و یا ابلاغیه‌های نگاشته‌شده سخن بگویید. سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
• اگر نامه در پاسخ به نامه‌ی دیگری نگاشته می‌شود، حتماً در ابتدای نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه‌ی شماره … در تاریخ … است.
• اگر قرار بر ارسال نامه به بخش‌های دیگری‌ست در پاورقی قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تمام بخش‌ها را یادداشت کنید.
• اگر نامه حاوی اعداد و ارقام است هم به عدد و هم به حروف نگارش شوند.
• اگر مطلب مهم و سری در نامه آورده‌شده دو طرف نامه را ببندید.
• در آن تنها به سرفصل‌های اصلی اشاره شود تا در مستقیم‌ترین شکل ممکن منتقل شوند.
• نامه را تایپ کنید. نامه اداری درست مثل یک روند اداری کاملاً رسمی صورت می‌پذیرد.

فونت را روی بی‌نازنین بگذارید و برای سرتیترها از فونت شماره 14 و برای متن نامه از فونت شماره 12 استفاده کنید. برای چاپ نامه کاغذی سفید در اندازه A4، بدون حاشیه و خط انتخاب کنید. هنگام قرار دادن نامه در پاکت به هیچ وجه آن را جوری تا نزنید که کلمات شما نصف شوند و یا اینکه کاغذ را از عمود به دو نیم تقسیم کند.

شماره: 57/736

تاریخ: 97/11/06

پیوست: دارد

بسمه تعالی

جناب آقای …

مدیر منابع انسانی شرکت …

بدینوسیله پیرو درج آگهی دعوت به همکاری آن شرکت در سایت جابینجا مورخ 97/11/04 جهت همکاری در بخش تولید محتوای آن شرکت، به پیوست مشخصات و سوابق شغلی (رزومه) خود را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می‌دارم.

امیدوارم ویژگی‌های اینجانب مورد توجه آن مدیریت محترم قرار گیرد و فرصتی را فراهم سازد بتوانم انتظار آن شرکت را برآورده سازم.

ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی، از زمانی که برای بررسی سوایق اینجانب اختصاص می‌دهید تشکر کرده و آمادگی خود را جهت حضور در آن شرکت برای ارائه سایر اطلاعات مورد نیاز و آشنایی بیشتر اعلام می‌دارم.

نام و نام خانوادگی

 امضا و تاریخ

اصول مربوط به نامه‌نگاری تجاری (بازرگانی)

نامه‌ی تجاری یا بازرگانی که برای مکاتبه میان شرکت‌ها، همکاران و با مشتریان نگارش می‌شود یکی از انواع نامه‌های اداری‌ست. در امر تجارت یک نامه می‌تواند برای مطلع کردن، دادن اخبار و اطلاعات، ترغیب کردن، اطمینان دادن، توضیح دادن و سرانجام معامله کردن استفاده شود. پیش از هر چیزی مخاطبان خود را دسته‌بندی درک کنید.

مدیران معمولاً وقت و صبر کمی دارند، سریعاً به نکته اصلی بپردازید. کارمندان نیازمند تشویق، قوت قلب، تبریک و همیاری هستند. اگر مخاطب مربوط به واحد مالی یک شرکت است، به صورت واضح از اعداد و ارقام بنویسید و هرگز دربار‌ه‌ی احتمال وقوع ضرر دروغ نگویید. با مشتریان محترمانه برخورد کنید. آن‌ها را همچون شریک قلمداد کنید. بدون بهانه، رابطه با مشتریان ناراضی را بهبود ببخشید. با مشتریان بالقوه از تعهد حرف بزنید و هرگز به رقبای خود حمله نکنید!

یک نامه‌ی تجاری خوب علاوه بر داشتن ویژگی‌های مربوط به نامه‌ی اداری نامه‌ای‌ست که:

• مقصود در ابتدا و به وضوح بیان می‌شود.
• اطلاعات دقیق، منظم، کامل و با موضوع مرتبط هستند.
• پرسش‌های مخاطب را پیش‌بینی می‌کند و به آن‌ها جواب می‌دهد.
• در آن از عنوان‌های اصلی و فرعی مناسب استفاده شده است.
• از تصاویر، نمودارها، جمع‌بندی‌ و نمودار جریان کار استفاده مناسب شده است.
• اگر متن توسط افراد غیر متخصص خوانده می‌شود، هیچ اصطلاح اساسی تخصصی تعریف نشده است.
• نوشته از قید و بند خود بزرگ‌بینی و رسمی بودن آزاد است و به طور عمده از زبان روزمره استفاده می‌کند.
• متن نامه با نیازها و دانش مخاطب منطبق است.
• در آیین‌نامه‌ها از جملات امری استفاده شده است.
• به طور واضح، خلاصه و مؤدبانه به مشتریان و همکاران گفته می‌شود که وضعیت چگونه است و آنان می‌توانند چه چیزی را انتظار داشته باشند.