بسیاری از ما دغدغه‌ی کمبود وقت و نرسیدن به کارها را داریم. درصورتی که شاید خیلی از اوقات تایم آزاد هم داشته باشیم اما نتوانیم به شکل صحیح از آن استفاده کنیم و در اولویت‌بندی کارها دچار خطا شویم. مثلا ممکن است شما از آن دسته آدم‌ها باشید که منتظر آمدن شنبه، یا اول ماه باشید که ورزش را شروع کنید کنید. یا بخواهید به‌صورت منظم به پدر و مادر خود در بازه‌ی زمانی خاص سر بزنید و مثال‌هایی از این دست که در آن‌ها به توفیق چندانی نرسیده‌اید.
در سایت اپساید به شما آموزش می‌دهیم با ماتریس آیزنهاور (the Eisenhower Matrix) بتوانید زمان و فعالیت‌ها را بهتر مدیریت کنید و بر اساس اهمیت (Importance) و فوریت (Urgency) آن‌ها را اولویت‌بندی نمایید.
- کارهای مهم و با اهمیت با اهداف ما در ارتباط هستند.
کارها و فعالیت‌هایی که انجام آن‌ها ما را به هدف‌هایمان نزدیک می‌کند و بی‌توجهی به آن‌ها می‌تواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتا طولانی برایمان ایجاد کند. مثلا ورزش کردن روزانه با هدف حفظ سلامت در بلندمدت، احوال پرسی از پدر و مادر و دیدار آن‌ها، مدیریت بحرانی که هم‌اکنون در شرکت به وجود آمده، تنظیم استاندارد پاسخ‌گویی برای کارشناسان فروش و …
- کارهای فوری ضرورت توجه در لحظه را یادآور می‌شوند.
آیا اگر همین لحظات و ساعت‌های پیش رو به آن توجه نکنم، دردسرساز می‌شود و تبعات بدی برایم خواهد داشت و اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را به‌کلی از دست می‌دهم. مثلا پاسخ دادن به ایمیل‌های مدیریت ارشد، ابطال کارت بانکی بعد از به سرقت رفتن، آماده کردن کاتالوگ و بورشور برای نمایشگاه هفته بعد و …
براساس ماتریس آیزنهاور فعالیت‌ها به ۴ دسته‌ی زیر تقسیم‌بندی می‌شوند:
- کارهای مهم و فوری
- کارهای مهم و غیر فوری
- کارهای غیر مهم و فوری
- کارهای غیر مهم و غیر فوری
مدیریت وظایف بخش مهمی از مدیریت زمان است. مدیریت زمان به تنهایی دردی را دوا نمی‌کند بلکه باید به اولویت‌بندی وظایف نیز بسیار دقیق و حساس باشیم. این ۲ در کنار هم موفقیت در کارها را رقم می‌زند. صرف این‌که مدیریت زمان را حتا با این پیش‌فرض به خوبی هم انجام دهیم، اصلا کافی نیست، چراکه جلوگیری از هدررفت زمان فقط یک بخش از کار است. بخش دیگر خود فعالیت‌ها و اولویت‌بندی کارها است.
یک سوال مهم را باید بپرسیم: “آیا اساسا به فعالیت مناسبی درحال حاضر مشغول هستیم؟!” با فرض این‌که با نظم، دقت و رعایت زمان‌بندی، درحال انجام فعالیتی هستیم، آیا این کار اصولا باید در این زمان انجام شود؟ این همان مساله‌ی اولویت‌بندی کار است که هر کاری در زمان مناسب خودش انجام شود.
۱- کارهای مهم و فوری
این کارها، بیش‌ترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص داد.
۲- کارهای مهم و غیر فوری
اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند.
اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید، اگر زبان دوم خود را تقویت نکنید، اگر شبکه‌سازی نکنید، اگر برای ایجاد ساختار در شرکت زمان نگذارید و پرتوکل مشخص نکنید و … هیچ‌کدام در این لحظه‌ی مشخص، به شما آسیب نمی‌رسانند، اما در بلندمدت، فرصت‌های بسیاری را از شما می‌گیرند و ممکن است بحران‌های متعددی را برایتان ایجاد کنند.
هر چقدر وقت بیش‌تر روی این بخش بگذارید، سبد کارهای ” مهم و فوری” خالی‌تر خواهد بود و نیازی نیست که کارها در حالت فورس انجام انجام شود. انجام دادن کارهای “مهم و غیر فوری” در زمان تعیین شده کمک می‌کند فعالیت‌ها با استرس و فشار روی افراد انجام نشود.
به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.
بدیهی است که خیلی اوقات پیش می‌آید با تمام رعایت جوانب و انجام صحیح و اصولی کارها، برخی از کارها به ناچار و پیش‌بینی نشده در قسمت “مهم و فوری” قرار بگیرد که باید سریعا آن را پیگیری و رفع و رجوع کرد. مثلا رسیدن زمان زایمان در ۷ ماهگی. رساندن خانم باردار به بیمارستان برای زایمان به‌صورت پیش‌بینی نشده به بخش “مهم و فوری” می‌رود.
۳- کارهای غیر مهم و فوری
دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمان‌بندی مجدد است. اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا این‌که زمان‌شان را جابجا کنید، فرصت بیش‌تری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد.
۴- کارهای غیر مهم و غیر فوری
انجام ندادن این کارها بهتر به نظر می‌آیند. مثلا چک کردن سایت ورزشی برای دیدن نتایج لیگ بسکتبال NBA، چک کردن اینستاگرام و …
در ماتریس آیزنهاور از چپ به راست فوریت کارها بیش‌تر می‌شود و از پایین به بالا در نمودار اهمیت کارها بیش‌تر می‌گردد
۵ نکته درباره اولویت‌بندی وظایف و مدیریت زمان براساس ماتریس آیزنهاور
- هرچه روی کارهای “مهم و غیر فوری” بیش‌تر وقت بگذارید، فعالیت‌ها در بخش کارهای “مهم و فوری” سبک‌تر می‌شود و کارهای کمتری در این دسته قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، بخش زیادی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری می‌رسند، زمانی می‌توانسته‌اند در سطح مهم اما غیرفوری باشند. البته این الزاما درباره‌ی همه‌ی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد و ممکن است نتوانسته باشید مواردی را از قبل پیش‌بینی کنید. مثلا ممکن است با ورود یک مهمان ناخوانده مجموعه‌ای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیت‌هایتان افزوده می‌شود. با این حال، اگر از مثال‌های خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بی‌توجهی به اولویت‌بندی کارها یکی از مهم‌ترین عواملِ پُر شدنِ سبدِ فعالیت‌های مهم و فوری است.
- اگر به اندازه‌ی کافی روی کارهای “مهم و غیر فوری” وقت نگذارید، مشکلات نامرئی بالاخره دیر یا زود در جایی گریبان شما را خواهند گرفت.
- یکی دیگر از فواید ماتریس آیزنهاور مدیریت بهتر جلسات است. دستورجلسه‌ای را که قبل از برگزاری جلسه تنظیم کرده‌اید، به ۴ بخش تقسیم کنید و مشخص کنید که هر یک از موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شوند، در کدام دسته قرار می‌گیرند (کارهای مهم و فوری، کارهای مهم و غیر فوری، کارهای غیر مهم و فوری و کارهای غیر مهم و غیر فوری) با این کار، اگر وقت کم بیاید یا بحث بر سر یک موضوع طولانی شود، بهتر می‌توانید جلسه را اداره کرده و درباره‌ی اولویت‌ها تصمیم بگیرید.
- یکی دیگر از کاربردهای ماتریس آیزنهاور این است که مدیر می‌تواند با استفاده از این روش اولویت‌بندی، به منشی یا مسئول دفتر خود آموزش دهد که هر کاری را در چه زمانی و با چه روشی به او اطلاع دهد (مثلا برای چه کارهایی باید جلسه را قطع کند و برای چه کارهایی، ارسال پیامک یا تماس تلفنی کافی است).
- بعد از مشخص کردن ماتریس آیزنهاور مهم‌ترین نکته “حرمت گذاشتن به کلام” است. یعنی ما کلام می‌گذاریم که یک کار که در بخش “مهمِ غیر فوری” است را در زمان تعیین شده انجام دهیم و اجازه ندهیم که آن به بخش “مهمِ فوری” انتقال پیدا کند. مهم‌ترین نکته بعد از تعیین اهمیت و فوریت کارها، حرمت قائل شدن به کلام خودمان است. پایبندی به کلام در این مسیر، جلوی رسوب فعالیت‌ها در قسمت “کارهای مهمِ فوری” را می‌گیرد و شکل کارها را از حالت همیشه فورس خارج می‌کند.
اهمال‌کاری و ایجاد بحران در کارهای مهم و فوری
اهمال‌کاری یک از مهم‌ترین دلایل انتقال کارها از “مهم و غیر فوری” به “مهم و فوری” است.
اهمال‌کاری و به تاخیر انداختن کارهای مهم چیست؟
به پشت گوش انداختن کارها و تعلل ورزیدن در کارها اهمال کاری (Procrastination) می‌گوییم. همچنین اصطلاحاتی مانند “تأخیر انداختن توجیه‌ناپذیر” یا “جایگزین کردن کارهای ضروری با کارهای غیر ضروری” یا “کار امروز را به فردا انداختن” یادآور مفهوم اهمال کاری است.
به بیان دیگر کارهای ضروری را عقب بیندازیم و ترجیح دهیم که ابتدا به سراغ کارهایی با ضرورت کمتر برویم. اهمال‌کار کسی است که سراغ کارهایی که آسان‌تر است و از انجام آن‌ها لذت بیش‌تری می‌برد می‌رود و کارهایی که رنج انجام دادن‌شان کمتر است را در فهرست فعالیت‌های خود – مستقل از اهمیت و ضرورت واقعی آن‌ها – در اولویت قرار می‌دهد.
مثلا فردی که درس‌ها را در طول ترم نمی‌خواند و تمرین‌ها را حل نمی‌کند و همه کارها را برای شب امتحان می‌گذارد. شاید این دانشجو بارها برنامه‌ریزی کرده باشد که رمانی که به او هدیه داده‌اند بخواند و این کار را که خیلی از انجام آن لذت نمی‌برد پشت گوش انداخته باشد اما شب‌های امتحان برای فرار از درس، به رمان خواندن (که کاری آسان‌تر است) پناه می‌برد و درس خواندن را به آخرین لحظات نزدیک امتحان موکول می کند.
“هر انسانی می‌تواند در هر زمانی هر حجمی از کار را انجام دهد، به شرط این‌که قرار باشد در آن زمان کار دیگری را انجام دهد.”
شما شاید تعلل کنید، اما زمان تعلل نخواهد کرد
تبعات منفی اهمال کاری و به تعویق انداختن کارها
- انتقال بی‌مورد فعالیت‌ها از باکس “مهم و غیرفوری” به باکس “مهم و فوری”
- بحران و یا احساس بحران در پی پر شدن باکس فعالیت‌های “مهم و فوری” و شکل فورس گرفتن کارها
- استرس و اضطراب در حین انجام کارها به دلیل کمبود زمان و نزدیک بودن به ددلاین کارها
- احساس گناه
- کاهش سلامت و ضعیف شدن سیستم ایمنی بدن
- احتمال افسردگی و کم خوابی
- کاهش output و خروجی
- کم شدن محسوس راندمان و بهره‌وری
- انجام نشدن کارها را سر زمان معین شده
- تحمل هزینه‌های مالی ناشی از به تاخیر انداختن کارها
- کاهش قدرت تصمیم‌گیری و افزایش نرخ تصمیمات اشتباه و در پی آن کاهش عزت نفس
- رسوب انبوه کارهای رهاشده و نیمه‌کاره
روش اولویت‌بندی فعالیت‌ها براساس تکنیک VED
- کارها و فعالیت‌های دارای اولویت بالا (Vital)، رنگ قرمز
- کارها و فعالیت‌های دارای اولویت متوسط (Essential)، رنگ بنفش
- کارها و فعالیت‌های دارای اولویت پایین (Desirable)، رنگ خاکستری
براساس این تکنیک هر کار یا فعالیت، در یکی از سه دسته‌ی فوق قرار می‌گیرد. می‌توان از این روش برای برچسب گذاری با رنگ در نرم‌افزارهای مدیریت زمان و تسک (ترلو، آسانا و …) استفاده کرد.
فعالیت‌هایی که گریزناپذیرند با برچسب Vital و رنگ مشخص می‌شوند.
فعالیت‌هایی که اگر انجام نشوند، اتفاق چندان بزرگ و خسارت‌باری نمی‌افتد؛ نه اکنون و نه در آینده. اما انجام شدن‌شان از انجام نشدشان بهتر است با برچسب Desirable و رنگ خاکستری مشخص می‌شوند.
گروهی که در این میانه قرار می‌گیرند با برچسب Essential و رنگ بنفش معلوم می‌شود.
دقت کنید در زمان تعیین تسک همان ابتدا به صورت مشخص وضعیت آن فعالیت را ثبت کنید. درصورت تغییر اولویت می‌توان وضعیت آن را تغییر داد.
منبع اصلی نوشته‌ها درس‌نامه مدیریت زمان از سایت متمم می‌باشد. برای مطالعه کامل به این سایت مراجعه کنید.
ماتریس آیزنهاور موضوع بسیار کاربردی و مفید است و به نظر می آید به راحتی قابل پیاده سازی در کارها و فعالیت ها است. اگر کمی هم از به وجود آمدن اولیه آن هم می نوشتید و این که اولین بار به چه شکلی پیاده شده بود و چه مسیری را طی نموده تا به این مرحله رسیده خیلی خوب بود.
ماتریس آیزنهاور که به ماتریس مهم – فوری نیز معروف است ابداع شده‌ی فردی امریکایی به نام دوایت دیوید آیزنهاور بوده است. او ۱۴ اکتبر ۱۸۹۰ در تگزاس متولد شد و در ۲۸ مارس ۱۹۶۹ درگذشت.
او ژنرال پنج ستاره و سیاست‌مدار آمریکایی بود که از سال ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ به عنوان ۳۴امین رئیس‌جمهور امریکا مشغول به کار بود.
آیزنهاور ملقب به آیک، مجبور بود درباره این که هر روز باید بر کدام یک از وظایف خود تمرکز کند تصمیمات سختی بگیرد. این امر درنهایت به ابداع اصل مشهور جهانی آیزنهاور او منجر شد.
آیک در یکی از سخنرانی‌های خود در سال ۱۹۵۴ گفت: “من ۲ نوع مشکل دارم: فوری و مهم. فوری‌ها مهم نیستند و مهم‌ها هیچ وقت فوری نیستند”. گفته می‌شود که با استفاده از این “اصل آیزنهاور” است که او می‌داند چطور حجم کار و اولویت‌های خود را سازماندهی کند.
او تشخیص داد که مدیریت زمان عالی، به معنی موثر و همچنین کارآمد بودن است. به عبارت دیگر، ما باید وقت خود را صرف کارهایی کنیم که مهم هستند و نه فقط کارهایی که فوری‌اند! با این کار بدون داشتن استرس و ترس از مهلت‌های زمانی محدود، فعالیت‌ها و کارها به خوبی پیش می‌روند.
برای عملکرد بهتر و این که بتوانیم به شکل کاربردی و عملیاتی ماتریس ایزنهاور رو پیاده کنیم آیا نرم افزار خاصی رو پیشنهاد میدین یا با نوت گذاشتن به شکل کاغذی پیشنهاد میکنید؟ پیشاپیش ممنون از جواب شما و تشکر از وب سایت اپساید
برای از نرم‌افزارهایی که می‌توانند به شما کمک کنند را در اینجا به شکل فهرست می‌نویسم. با جستجو درباره‌ی هر یک از این برنامه‌ها می‌توانید اطلاعات زیادی از آن‌ها بدست بیاورید و به کار ببرید. البته نوشتن در کاغذ درصورتی که با تکنولوژی میانه‌ی خوبی ندارید خالی از لطف نخواهد بود.
– ترلو (Trello)
– آسانا (Asana)
– تسکولو (Taskulu)
– وان‌نوت (OneNote)
انیشتین، لئون تولستوی، ادیسون، استیو جابز و … همه و همه در طول یک شبانه روز 24 ساعت وقت داشتن. مثل همه ی ما دقیقا 24 ساعت داشتن. اما چی باعث میشه که برخی اینقدر میتونن تاثیرگزار بوده باشن و دستاوردهای بزرگی بدست بیاورند و کارهای خیلی زیادی انجام بدهند ؟
به نظر من مدیریت زمان یک از موثرترین پارامترها بوده که بهینه از ثانیه به ثانیه زمانشون به درستی استفاده کردن.